大きな災害が続き、多くの会社がBCP（事業継続計画、以下BCP）の策定や見直しに取り組んでいます。

BCPは地震や水害といった大規模災害への備えというイメージが強いのですが、火災や経営者の死亡、あるいは円安やエネルギー価格の高騰といった経営環境の急激な変化など、経営に関する”有事”の際には、いずれも有効に働き会社と従業員を守るものです。

当社でも最近大幅な見直しを行ったこともあり、今回はBCPをどう活用していくかについて、考えてみたいと思います。

当社でのBCP策定の背景

当社でBCPの策定を意識したのは、2018年の西日本豪雨がきっかけでした。

災害に対しては火災保険で備えていたものの、実際に被災して補償内容を調べてみると、事業を元の状態まで復旧させるためには補償が十分でないことが明らかに。

激甚災害に指定されたことで助成が受けられることにはなりましたが、事業に関する情報は整理されておらず、申請のための書類を作成するにも多くの時間がかかりました。

さらにその後は、コロナ禍によって経営環境にも変化が。

具体的な被害や変化を目の当たりにしたことで、中小企業庁から提供された資料に沿って急ぎ策定して、備品も徐々に揃えていきました。

計画書を揃え、備品を備えても、実際に活用できるか不安を覚えた私は、有事に備えて協定を結んでいた会社とも協議し、「どのような状況で助けを求めるのか、具体的には何をしてもらうのか、自社が助ける側になったときは何ができるのかを明確にする必要がある」との認識で一致。

協力してBCPを改めて策定し訓練を行うことで、実効性を伴う協定に改善していくという方向性が決まりました。

業務に優先順位をつけ、復旧までのコストを計算

以前の形式的な内容とは異なり、新たに策定したBCPではまず、自社にとっての脅威を洗い出し、それぞれのリスクが事業にどれほどの影響をもたらすかを明確にすることから始めました。

次に重要業務を選出し、停止可能な限界日数を把握します。

そして重要業務を復旧させるために必要な経営資源を一つずつ抜き出し、補償や対策、代替手段を洗い出し、復旧までにかかる期間を計算しました。

さらに他の業務についても優先順位を決め、災害発生から最短で事業を復旧させていくまでの動きを明確にし、事業を継続するためにかかる費用も計算しました。

BCPの目的はその名の通り「事業継続」ですから、いかなる災害であれ最悪の事態を想定しながら、事業を継続し、従業員を守るための手段を構築していくものです。

一方でBCPは具体的に突き詰めていくと、現在メインとなる商品やサービスが将来的にも自社を支えていけるものかといった、事業の見直しにもつながる内容となっています。

当社でも経営者が机上で策定した旧式のものとは異なり、今回はスタッフ全員と情報を共有したことで、災害時だけでなく自社について話す機会を持つことができました。

実際の訓練と見直しを重ね、毎年ブラッシュアップを

新たに策定したBCPでは内容を具体化しただけでなく、この案が有効に作動するのかを検証しながら、年に何度か実際の訓練も行うことを決定しました。

例えば防災グッズは既定のものを人数分揃えていたものの、久しぶりに取り出してみると食品の賞味期限が切れていたり、人によっては老眼鏡が必要であったりと現状には合っていないものがあると判明。

携帯電話の充電器も、すでにそれぞれが持っているスマホと合わなくなっていることが明らかに。

この年の訓練では改めて「避難の際自分には何が必要か」を考え、オリジナルの防災バッグを作っていきました。

そして次の年にはハザードマップに沿って避難場所まで歩き、お互いの安否確認をどうするかといったことを話し合いました。

今後も様々なシチュエーションを想定し、自分がどう行動するかを具体的に考えていく予定です。

訓練には決まった形はなく、それぞれの会社がテーマを決めて行っていかなければならないのですが、最近は様々な商工団体や、県の産業振興財団など、策定を支援する団体や企業によるセミナーやワークショップがいくつも開催されています。

私自身も見直しをする中で、有事の際の備えであるのはもちろん、日常業務の効率化や、提供できるサービスレベルの均一化などに活かせるものだと実感しています。

是非とも担当を決めて任せるだけでなく、経営者も積極的に関わりながら、必要な判断を下しつつ「万が一」に備えていただけたらと思います。

BCPは毎年訓練と合わせて内容を再確認し、実態にそぐわない内容は修正していくなど、ブラッシュアップしていくことが大切です。

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